Prefeitura de Itajubá implanta sistema digital e projeta economia milionária com fim do uso de papel

Adoção do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) coloca Itajubá entre os municípios mais avançados de Minas Gerais em gestão pública digital, com ganhos de eficiência, economia e sustentabilidade.

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A Prefeitura de Itajubá deu um passo importante rumo à modernização administrativa com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ferramenta que elimina o uso de papel nos processos internos e amplia a eficiência dos serviços públicos. A iniciativa é coordenada pela Secretaria de Administração, comandada por André Alves, e já apresenta impactos significativos na rotina do funcionalismo e nos cofres públicos.

O SEI é um sistema desenvolvido originalmente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4), posteriormente adotado pelo Governo Federal, estados e, mais recentemente, pelos municípios. A plataforma permite que documentos sejam produzidos, assinados e tramitados de forma totalmente digital, encerrando práticas antigas de impressão, transporte e arquivamento físico de papéis.

Segundo André Alves, a implantação do sistema representa uma economia direta estimada entre R$ 1,5 milhão e R$ 2 milhões por ano, considerando gastos com papel, impressão e logística. Em projeções de longo prazo, a economia pode chegar a cerca de R$ 28 milhões, recursos que poderão ser destinados a outras áreas da administração pública.

Além da redução de custos, o secretário destaca o ganho em eficiência. Atualmente, Itajubá conta com 94 equipamentos públicos, como escolas, creches e unidades de saúde, que antes dependiam do deslocamento frequente de servidores e motoristas até a Prefeitura para protocolar documentos. Com o SEI, todo esse trâmite passa a ser feito de forma eletrônica, economizando tempo, combustível e mão de obra.

A implantação teve início após aprovação do prefeito Rodrigo Riera e foi resultado de um planejamento extenso, conduzido por uma comissão formada por servidores de diversas secretarias. O lançamento oficial ocorreu no dia 6 de janeiro, com a decisão de realizar a transição de forma gradual. A primeira etapa contempla a comunicação interna entre secretarias, responsável por cerca de 20% do volume de papel utilizado anteriormente.

As próximas fases incluem processos de compras, empenhos e pagamentos, que podem atingir até 95% de eliminação do uso de papel. Algumas áreas mais complexas, como análise de projetos arquitetônicos, ainda dependem de soluções complementares, mas já estão no planejamento da administração.

O impacto ambiental também é relevante. A estimativa é de preservação de aproximadamente 45 mil árvores por ano, além da redução do consumo de água e de combustível envolvidos na produção e transporte do papel. Outro benefício apontado é a diminuição de problemas relacionados a extravio de documentos, comuns no modelo físico de arquivamento.

Com a implantação do SEI, Itajubá passa a figurar entre os municípios pioneiros em Minas Gerais. Dos 853 municípios do estado, a cidade é a 13ª a aderir ao sistema e uma das poucas a colocá-lo em funcionamento pleno logo na fase inicial, reforçando seu perfil de polo tecnológico e inovador.

Paralelamente, a administração municipal também aderiu ao portal nacional de emissão de notas fiscais de serviços, iniciativa vinculada à reforma tributária. A mudança centraliza a emissão no sistema do Governo Federal, enquanto a arrecadação e o controle do ISS permanecem sob responsabilidade da Prefeitura, mantendo a fiscalização municipal.

Para André Alves, as mudanças representam uma transformação estrutural na administração pública. “Itajubá deixa definitivamente para trás a era do papel e avança para uma gestão mais moderna, eficiente e sustentável”, resume o secretário.

Por Redação, com informações de André Alves